内定辞退の伝え方｜電話・メールの例文と、承諾後に辞退するときの注意点
内定をもらったけれど、辞退したい。ほかの会社に決めた、条件が合わなかった、今の会社に残ることにした。理由はいろいろあっても、断りの連絡はやっぱり気が重いものです。
ただ、内定辞退そのものは珍しいことではありません。大事なのは、早く、短く、誠実に伝えることだけです。
この記事では、辞退の伝え方を、電話とメールの例文つきで整理します。
※本記事はアフィリエイトリンクを含みます。この記事は2026年10月時点の一般的な情報です。個別の契約内容によって対応は異なります。
辞退を決めたら、すぐに連絡する
いちばん大事なのはスピードです。会社は、あなたが入社する前提で、ほかの候補者への連絡や受け入れの準備を進めています。連絡が遅れるほど、相手の負担は大きくなります。
- 承諾の返事をする前なら、返事の期限より前に
- 承諾したあとなら、辞退を決めたその日のうちに
「言いにくいから明日にしよう」が、いちばん印象を悪くします。
電話とメール、どちらで伝える？
| 状況 | 伝え方 |
|---|---|
| 承諾の返事をする前 | メールでも問題ないことが多い。急ぎなら電話 |
| 承諾の返事をしたあと | まず電話。そのあとメールでも送っておく |
| 転職エージェント経由で応募した | エージェントの担当者に伝える（会社には担当者から連絡が行く） |
迷ったら、電話で伝えて、メールでも残すのがいちばん丁寧です。担当者が不在なら、メールを先に送り、「改めてお電話します」と添えておきましょう。
辞退の理由はどこまで話す？
詳しく話す必要はありません。「検討の結果」「ほかの会社とのご縁があり」で十分です。
| 理由 | 伝え方の例 |
|---|---|
| ほかの会社に決めた | 他社からも内定をいただき、検討した結果、そちらに入社することにいたしました |
| 条件が合わなかった | 自分の希望や今後のキャリアを改めて考えた結果、辞退させていただくことにいたしました |
| 今の会社に残る | 現職と話し合った結果、引き続き勤務することになりました |
聞かれたときに、相手の会社の悪口になるようなこと（「年収が低かった」「面接官の印象が悪かった」など）は言わないほうが無難です。業界がせまいと、どこかでまた関わることもあります。
電話で伝えるときの例
採用担当者につないでもらったら、名乗ってから要件を先に伝えます。
お世話になっております。先日、内定のご連絡をいただきました〇〇と申します。採用ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者に代わって）
お忙しいところ失礼いたします。このたびは内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、検討を重ねた結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考に時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となり申し訳ございません。
ポイント
- 結論（辞退します）を先に言う。前置きが長いと、かえって言い出しにくくなる
- 引き止められても、決めたことは変えない。「ありがたいお話ですが、気持ちは変わりません」でよい
- かける時間は、始業直後・昼休み・終業間際を避けた平日の日中が無難
メールで伝えるときの例
件名：内定辞退のご連絡（氏名）
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、検討を重ねた結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考では貴重なお時間をいただき、心より感謝しております。
このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伺いしてお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたことをお許しください。
貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
（署名：氏名・電話番号・メールアドレス）
件名だけで用件がわかるようにしておくと、相手も対応しやすくなります。
転職エージェント経由なら、担当者に任せていい
エージェント経由で応募した場合は、会社に直接連絡せず、担当者に伝えます。辞退の連絡や理由の伝え方も、担当者が間に入ってくれます。
複数の会社の選考を並行していると、こうした連絡や日程調整がどんどん増えます。やり取りを任せられる相手がいるのは、働きながら転職する人にとって大きな助けです。
内定承諾後に辞退するときの注意点
承諾の返事をしたあとでも、辞退することはできます。ただ、会社はすでに入社の準備を進めているので、承諾前よりも丁寧な対応が必要です。
内定から入社までの全体の流れは、内定が出たらやることにまとめています。
- 必ず電話で、本人から伝える。メールだけで済ませない
- 入社承諾書や誓約書を出していても、辞退できないわけではない（期間の定めのない雇用なら、退職の申し入れから2週間で契約を終えられるという民法第627条の考え方が、一般に当てはめられる）
- 会社から書類や備品を受け取っていたら返却する
- 入社前の研修などに参加していた場合は、その扱いも確認する
「損害賠償を請求される」と心配する人もいますが、辞退しただけで賠償が認められることは、一般にはほとんどありません。ただし、入社直前の辞退や、会社に特別な費用が発生しているケースでは、話がこじれることもあります。だからこそ、決めたらすぐ、誠実にが一番の予防策です。
不安が大きい場合は、労働相談の窓口に相談してください。
よくある質問
辞退の連絡は、メールだけでも失礼になりませんか？
承諾の返事をする前なら、メールでも問題ないことが多いです。承諾後は、まず電話で伝えてからメールを送るのが丁寧です。
辞退の連絡をしたら、強く引き止められました
感謝を伝えたうえで、「気持ちは変わりません」とはっきり伝えてください。迷っているような返事をすると、話が長引きます。
辞退したら、その会社にはもう応募できませんか？
一律に応募できなくなるわけではありませんが、同じ会社に短い期間で再応募するのは難しいことが多いです。だからこそ、ていねいに辞退しておくことが、将来の選択肢を残すことにもつながります。
電話がつながらないときは？
一度メールで辞退の旨を送り、「改めてお電話いたします」と添えます。そのうえで、時間を変えてもう一度電話してください。
今の会社に残ることにしました。内定先にはどう伝える？
正直に「現職と話し合った結果、引き続き勤務することになりました」で構いません。引き止めの条件などの詳しい事情まで話す必要はありません。
辞退したあと、また転職活動を続けるときのコツは？
辞退した理由を振り返って、次の応募先選びの条件をはっきりさせることです。条件が合わない求人に時間を使わないよう、希望に合う担当者に求人を絞ってもらう方法もあります。
まとめ
- 辞退を決めたら、すぐに連絡する。遅れるほど相手の負担が増える
- 承諾前ならメールでも可、承諾後はまず電話、エージェント経由なら担当者へ
- 理由は「検討の結果」で十分。相手の悪口になることは言わない
- 電話でもメールでも、結論を先に、短く、誠実に
- 承諾後の辞退もできるが、本人から電話で、すぐに伝える
内定辞退は、転職活動ではよくあることです。気まずさより、次の一歩に気持ちを向けてください。まだ転職活動を続けるなら、選考のやり取りを任せられる相手がいると楽になります。
※本記事は2026年10月時点の一般的な情報です。個別の契約内容や状況によって対応は異なります。
